Le plus grand défi du RGPD : Où sont les données personnelles dans votre entreprise ?

Le RGPD (nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles) entre en vigueur le 25 mai prochain. Les entreprises risquent alors une sanction pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de leur chiffre d’affaires mondial, si elles ne sont pas conformes.

En 4 à 6 semaines, l’outil exclusif SEM (Semantic Electronic Management) de GOVERSHIP permet aux entreprises de disposer de la cartographie des données personnelles qu’elles utilisent réellement (www.govership/services).

En effet, avec la complexité des systèmes d’information et le recours au Cloud, il est difficile de savoir quelles sont les données à protéger, et où elles sont.

Pour y parvenir, SEM scanne tous les échanges électroniques et recense les données personnelles dans tous les fichiers, sur les serveurs comme dans le cloud. Il distingue les données sensibles qui nécessitent une protection particulière (numéro de compte des clients, numéro de sécurité sociale des salariés ...) des données usuelles.

SEM cartographie automatiquement ce que les entreprises font habituellement à la main. Il analyse entre autres :

• les types de données utilisées,
• à qui elles appartiennent (prospects, clients, employés, partenaires…),
• les fichiers dans lesquels elles se trouvent,
• la localisation desdits fichiers (pays, chemin du fichier).

L’outil de GOVERSHIP permet ainsi d’initialiser des registres obligatoires (comme celui des sous-traitants) et de savoir comment prendre en compte une demande d’oubli faite par une personne.

« SEM, l’outil de cartographie de GOVERSHIP, permet de recenser rapidement jusqu’à 250 types de données personnelles, de démontrer au régulateur la bonne foi de l’entreprise et sa volonté de se conformer aux nouvelles règles, précise Claire DEFLOU-CARON, Inspiratrice et Présidente de GOVERSHIP.

Cette obligation peut être l’occasion d’établir une stratégie des données et de revoir sa relation avec ses clients. Et en fin de compte d’améliorer performance et confiance pour développer un nouvel avantage compétitif. »

Générée par SEM, la carte ci-dessus représente les pays dans lesquels des comptes bancaires de certains de ses clients, salariés… font l’objet de traitements, par exemple pour l’édition d’une fiche de paie.